Lời khuyên để Kiến trúc sư làm việc hiệu quả hơn.

Mỗi ngày làm việc, kiến trúc sư phải đối mặt với rất nhiều khó khăn và thách thức: quản lý khách hàng, cộng tác viên và các nhà thầu; bắt kịp với các phần mềm và công nghệ mới nhất; lập các bản kế hoạch và thủ tục giấy tờ; và nếu bạn may mắn, bạn thậm chí còn được nhận thiết kế thêm. Ban đầu được đăng bởi ArchSmarter, bài này có 21 lời khuyên về việc làm thế nào để tối đa hóa năng suất của bạn và giảm thiểu việc không cần thiết.

Thời gian cho việc hoàn thành dự án càng ngày càng ngắn hơn. Các công trình thì ngày càng phức tạp hơn. Chúng ta đã làm việc chăm chỉ nhưng chỉ có một quỹ thời gian nhất định trong ngày. Là kiến trúc sư, chúng ta cần phải làm việc hiệu quả hơn. Làm thế nào chúng ta có thể tối đa hóa hiệu quả? Làm thế nào chúng ta có thể quản lý các dòng chảy thông tin ngày càng tăng? Làm thế nào chúng ta có thể thiết kế tốt hơn, nhanh hơn? Dưới đây là 21 cách để bạn có thể làm việc hiệu quả hơn thay vì vất vả hơn

Xem thêm:

Tập trung vào thời gian

Thời gian là một trong những nguồn tài nguyên mà không thể được tạo ra hoặc lưu trữ. Đó là hàng hóa quý giá nhất. Hãy bảo vệ thời gian của bạn và sử dụng nó một cách hiệu quả.

6. Lấp đầy thời gian của bạn với những việc lớn trước.

7. Hãy thử làm việc ít thời gian hơn. Điều này sẽ buộc bạn phải tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. Thêm vào đó, nghiên cứu cho thấy rằng làm việc nhiều hơn bốn mươi giờ là hết sức vô ích.

8. Giữ một bảng thời gian biểu. Ghi lại việc bạn sử dụng thời gian như thế nào trong một tuần. Bảng này nên có nhiều chi tiết, ghi lại tất cả mọi thứ bạn làm trong quá trình của ngày làm việc. Viết một email cho một khách hàng, lướt web – ghi vào nhật ký. Làm điều này trong toàn bộ một tuần và bạn sẽ hiểu rõ về thời gian của mình.

9. “Eat the frog”. Mark Twain nói rằng nếu bạn ăn một con ếch sống trước tiên vào buổi sáng, sau đó sẽ chẳng còn điều gì tồi tệ hơn xảy ra với bạn trong cả ngày (cách nói ẩn dụ). Giải quyết những điều bạn thực sự không muốn làm điều đầu tiên vào buổi sáng, khi bạn mới bắt đầu. Hoàn thành nó, sau đó bạn có thể chuyển sang công việc mà bạn thực sự thích thú.

10. Hàng loạt nhiệm vụ liên quan. Nếu bạn đang làm việc với nhiều dự án, cố gắng làm việc với một loạt các nhiệm vụ tương tự nhau thay vì nhảy từ dự án này sang dự án kia. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng vì tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất.

11. Duy trì dòng suy nghĩ của bạn. Là kiến trúc sư và nhà thiết kế, các công việc có giá trị cao đòi hỏi khối lượng lớn thời gian. Chúng ta cần đắm mình vào một vấn đề để thực sự hiểu nó. Đây là cách chúng ta làm công việc sáng tạo tốt nhất.

Quản lý thông tin

12. Giảm thiểu các cuộc họp. Trước khi lên kế hoạch cho một cuộc họp, hãy tự hỏi: “Tại sao chúng ta có cuộc họp này? Có cần thiết hay không? Mục tiêu là gì?”. Nhiều cuộc họp có nghĩa là ít việc được hoàn thành hơn. Sử dụng lịch hẹn trong thời gian biểu để đặt ra mục đích và kết quả mong muốn của cuộc họp. Tối thiểu những người tham dự và thiết lập một giới hạn thời gian cố định. Nếu bạn cần phải thường xuyên gặp gỡ với nhóm dự án của bạn, hãy xem xét một cuộc họp đứng.

13. Sử dụng các bộ lọc trong email của bạn để hướng email đến thư mục thích hợp. Hãy thử sử dụng “Thunderbird” cho email. Ngoài ra, bạn có thể tạo ra một bộ lọc tìm kiếm tin nhắn có từ ngừng theo dõi (unsubscribe). Nếu một email có từ đó, nó có thể là một bản tin hoặc một email spam. Nó không phải là một email khẩn cấp từ một khách hàng hay đồng nghiệp. Thunderbird di chuyển các tin nhắn đến thư mục sẽ đọc sau (read later). Điều này sẽ giúp hộp thư của bạn dễ dàng quản lý hơn. Nếu bạn làm việc trên nhiều dự án, bạn có thể tạo các bộ lọc bằng cách sử dụng địa chỉ email.

14. Không chỉ kiểm tra email của bạn mà hãy giải quyết/ xử lý nó.

15. Tắt thông báo email trên máy tính và điện thoại của bạn. Nó chỉ gây xao lãng.

Hiểu các công cụ đang sử dụng

16. Có gì trong hộp công cụ của bạn? Lấy một thứ trong các công cụ mà bạn sử dụng hàng ngày (cả vật lý và kỹ thuật số). So sánh mỗi công cụ với công việc bạn cần làm. công cụ đó có phù hợp cho công việc? Một vài công cụ mà thực sự biết cách sử dụng còn tốt hơn là một hộp công cụ rất lớn nhưng không dùng.

17. Bạn sử dụng phần mềm đào tạo chính quy lần cuối là khi nào? Nếu bạn giống như tôi, hẳn là bạn bắt đầu học nó từ vài năm trước. Vấn đề là chúng ta gặp khó khăn với cách làm việc kiểu cũ, đặc biệt là khi bạn không sử dụng các chương trình hàng ngày. Đó là lý do tại sao tôi bắt đầu học Excel cho kiến trúc sư. Tôi nhận ra rằng tôi đã không biết cách sử dụng các tính năng tiên tiến trong Excel vì vậy tôi bắt đầu tìm hiểu chúng.

18. Sử dụng các phím tắt. Hầu hết các chương trình có các phím tắt bàn phím cho các lệnh. Trong nhiều trường hợp, bạn thậm chí có thể tạo các phím tắt của riêng bạn. Bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian trong quá trình trong ngày bằng cách sử dụng ít nhấp chuột để có được công việc của bạn thực hiện.

Tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại

19. Tạo mẫu. Bạn có gửi email giống nhau thường xuyên? Lưu một bản sao email như một bản mẫu. Bạn có sử dụng các tài liệu tương tự từ một dự án đến các dự án tiếp theo? Lưu copy một bản mẫu. Cùng như vậy với CAD và BIM. Tạo một tập tin BIM mẫu có chứa tất cả các tấm tiêu chuẩn và chi tiết của bạn. Bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và giảm sai sót thông qua chuẩn hóa các tài liệu bạn tạo ra. Tái sử dụng tất cả mọi thứ.

20. Tùy chỉnh các công cụ của bạn để làm hiệu quả cách bạn làm việc. Hầu hết các phần mềm hiện đại là linh hoạt. Bạn có thể tùy chỉnh các phần mềm sử dụng chương trình API hoặc Application Programming Interface. Với một chút cố gắng và một số chương trình hướng dẫn, làm chủ phần mềm của bạn và làm cho nó hoạt động tốt hơn và nhanh hơn.

21. Sử dụng macro để tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Tại sao phải làm các công việc khó khăn khi máy tính của bạn có thể làm điều đó cho bạn? PHải, cần một số chương trình, nhưng một chút đầu tư trong việc phát triển các kỹ năng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. bạn càng làm một công việc thường xuyên, càng mất ít thời gian.

Cuối cùng

Nhớ vui vẻ. Chúng ta đều đã vào nghề này vì tình yêu dành cho thiết kế và xây dựng. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc duy trì cảm giác chơi với công việc là điều cần thiết để đạt được hết khả năng. Không phải tất cả các công việc đều là niềm vui nhưng cách tiếp cận một cách sáng tạo và một tâm trí cởi mở để làm việc thông minh hơn là không khó để có thể mang lại kết quả tốt hơn và đáng hài lòng hơn.

ArchSmarter được thành lập bởi Middletown, dựa trên kiến trúc sư Michael Kilkelly vào năm 2014, nhằm mục đích giúp các kiến trúc sư và nhà thiết kế làm việc thông minh hơn bằng cách cung cấp các nội dung lớn về năng suất, phần mềm tùy biến và đánh giá sản phẩm.